本気で仕事を早く終わらたいと思って実践した工夫たち

仕事・転職

仕事が終わらない!!帰れない!!!業務量多すぎ!!!みたいな時ありませんか?
そんなときは、ガムシャラに目の前のことを片付けるのもいいのですが、一度立ち止まってみませんか?

一応、コンサル的な仕事をしていたが故に、業務量が物凄い多い状況を経験しています

そんな中で、自分がなにしてたかなぁ~というのを洗い出す意味で工夫をご紹介します。

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分解する

あなたが日々行っている一連の業務を各Stepに分けて説明できますか?
それぞれのStepにかかる時間をある程度見積もれますか?
Stepの順序関係や並行して実施できるものはないですか?

普段から業務をこなしているが故に、実は流れで実施していてわからないことがあったりします。

もちろん、意識していなくとも業務をこなせているので把握はしているのですが、あえてちゃんと意識して分解してみましょう。

何故かというと、この先でお話する要素を実施するためには予め要素を分解して把握しておく必要があるからです。

この「分解する」というステップを踏まずに先に進むのは何の意味もないので、必ずこのステップを行ってから次のステップに進んでください。

自動化する

まず、「1.分解する」で自分が実施してる業務を分解しましたか?

たとえば、「各部門に調査票を配布し、それを回収して一覧化する」という業務を行うとしましょう。

ここでは、調査票の回収フェーズ以降を見てみます。

  1. メールにて調査票受け取り
  2. 保管場所へ保存
  3. 調査票を開く
  4. 一覧へコピー

ちょっとだけ分解するとこんな感じですかね。

さて、この流れは、1部門から調査票を受け取ったときに発生する業務です。
当然、複数部門へ調査票を投げていれば、部門数分だけ当該業務が発生することになります。

では、一番面倒な作業はどれでしょうか?私は単純作業が嫌いなので「d. 一覧へコピー」が圧倒的に嫌いです。

このコピー作業ですが、例えばExcelファイルであって、統一フォーマットで実施しているのであればコピーは楽勝です。

Excelマクロを組んで自動化しましょう。

とくに、当該業務が繰り返し発生するようであれば、絶対に自動化すべきです。

このように、自動化できる箇所ってないっけ?工数削減可能な箇所ないっけ?

という具合に業務を見るためにも、冒頭でお伝えした「分解」という行為が重要になってきます。

自動化する時に最も効果が高いのは「継続反復的に発生する業務」です。

特に人が判断する余地がなく、一定のロジックに沿って実施する単純作業であるならば積極的に自動化を志向すべきです。

捨てる

「捨てる」といっているのは、その業務自体を実施しないという意味と、自分が実施する業務からは捨てるという2つの側面があります。

最終結果の品質に影響せず実は何の価値も持っていない業務が判明したら捨てましょう。ここでの捨てるは「業務自体を実施しない」です。

昨今、そんな無駄な業務が大量に残っている職場というのも珍しいものではあるのですが、「自分が実施する業務からは捨てる」という視点はまだまだ多くあると思います。

貴方がやる必要はないが、貴方しか分からないから消去法で貴方が実施している業務があれば、積極的に自動化を志向してください。

上記のように自動化してあれば品質はある程度安定しますし、作業自体も非常に簡単なものになっています。

なので、人に振るのが非常に楽です。ノウハウいらずの作業ですから。(自動化するなら、できる限りワンクリックで実施できることが望ましい)

そうすることによって、自分の負荷を減らしてできた時間をさらなる効率化を実施する時間にあててください。

そちらの方が、組織全体での生産性は向上します。

まとめ

目の前に膨大な業務が待ち構えていると、どうしても目先の仕事を片付けることに集中しますが、それでは自転車操業から抜け出せません。
そんなときこそ、「もっと効率化できないか?」という視点で業務を見ることが重要になってきます。

私自身、新人の頃はそれがわからず四苦八苦していましたが、一度立ち止まってよく考えることで意外な効率化が可能になりました。

特に、会社として長く続けている業務こそ、惰性で同じ方法を繰り返している可能性があるのでちょっと違った視点で観察して是非とも効率化してください。

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