仕事を早く終わらせるためには計画が必要

仕事・転職

あなたが仕事をする際に、そのタスクを実施する手順を予め考えてから実施していますか?

会社経営や、プロジェクトでは阻害要因や業務/作業の前後関係をふまえ計画を建てます。

一方で、自分が行う仕事の場合はやり方を考えない人が多いのではないでしょうか。

先ずはやり方を考えることで、わかってくることが色々とあります。

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タスクに係る時間

あなたの実施している日々のタスクに費やす時間を正確に見積もることができますか?

必要なインプット情報や、調整すべき人が複数居る中で、自分以外の環境が変わるにもかかわらず毎回同じ時間で実施可能ですか?

上記の答えがNoなのであれば、タスクに着手する前にまずはやり方を考えてください

あなたを取り巻く環境は日々変化しているため、同じタスクだとしても阻害要因や利用可能なリソースは変化しています。

そのため、当然ですが同じタスクを実施しようとしても係る時間(≠工数)は変化しているはずです。

タスクには納期が設定されているので、変化している外部環境も踏まえた上で、いつ何をやるべきか、どのように実施すべきかを考えてタスクに係る時間を正確に把握することが重要です。

待ち時間が発生するタスク

上司に承認を得たり、同僚に質問の回答を求めるようなプロセスが含まれる場合、相手の都合に合わせて待ち時間が発生します。
当然、他の人も仕事をしているわけですから、このようなタスクは早めに実施することが重要です。

自分だけで完結できない、待ち時間がどうしても発生してしまうタスクこそ、しっかりと洗い出しておくことが重要です。

これは、事前にやり方を考えるだけである程度想定できる重要な要素ですので、普段から待ち時間が発生してそのために進捗が遅れる方は意識してみてください。

並行して実施できるタスク

予めやり方を考えることで、並行着手できるタスクがあります。

例えば、一部分は上司に伺う必要がある場合においては、その部分だけ先に伺いをたてておきます。(上記2のような状態)
その上で、回答を待っている間に自分の判断で進めれる場所を進めていくことで、多少の時間短縮が可能となります。

仮に、すべてを終わらせてから伺いをたてていたら、回答時間を待つ間の時間が無駄になってしまうわけですね。

このように、他人が関わる仕事であればこそ、相手にボールを渡している間に実施可能なタスクを進めるように事前に計画建てておくとスムーズに仕事を進めることができます。

まとめ

完全に自分への戒めとして書いた記事ですので、あなたに有益な情報かはわかりません。

ですが、先ずはやり方を考えてから着手するという癖をつけておくことは、スムーズに仕事を進める上で非常に重要な要素だと思いますので、普段やられていない方であればちょっと意識してみてください。

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