仕事の生産性を上げるための5つのTips集:効率化が全てではない

仕事・転職

最近は企業レベルで生産性の向上が課題だ!!と言われていますね。

そうなってくると、当然個人レベルでも生産性を上げることが求められてきます。

いきなり言われましても…という部分はあるかもしれませんが、避けて通れないことでもありますので、コンサル時代にいろいろと上司の方々に教えてもらった話を踏まえてご紹介します。

少しでもあなたのお役に立てますように!

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生産性の定義

最初に「生産性」という言葉の定義を行いましょう。

生産性は「発揮価値(アウトプット)を労働投入量(インプット)で割ったもの」として定義します。

図式かすると以下の図式になります。

発揮価値 :その仕事・業務を通じて提供する価値です。個人/組織問わず。
労働投入量:投下コストと置き換えてください。個人であれば投下時間。組織であれば
      外部コスト/投下人員工数といった具合に、発生するコストです。

生産性の向上には2つのアプローチが存在する

生産性の計算式を見ても分かる通り、生産性を向上させるためには2つのアプローチがあります。

  • 発揮価値(アウトプット)を高める
  • 労働投入量(インプット)量を下げる

重要なのは「生産性を高める」ということだけに主眼を置くのであれば、生産性が最大化される地点を狙うということです。

発揮価値の極大化を狙った結果、膨大な労働投入量が発生しているのであれば生産性という観点においては適切な結果とは言えません。

逆に、労働投入量の最小化を狙った結果、発揮価値が著しく下がってしまった場合も生産性という観点では適切な結果ではありません。

あくまでも数式の分子である「発揮価値」と分母である「労働投入量」のバランスを調整していき「生産性」という指標を最大化することが生産性の向上においては重要であるということを忘れないでください。

仕事の生産性を上げるためのTips

ここからは個人が仕事をする上で生産性向上を目指す場合のTipsをご紹介します。

ただし、個人で話をしている内容であっても本質的には組織レベルでも同様の考え方で対応できるものですので、適宜応用して頂ければ幸いです。

発揮価値(アウトプット)を上げるTips

効果が高い課題に焦点をあてて解決する

目の前の仕事を愚直に片付けること自体は尊い行動ですが、発揮価値を上げるためにはそれだけでは足りない部分点があります。

どうしても発揮価値を大きく上げるためにはあなたの行っている仕事が達成された時に得られる効果が大きい仕事に取り組む必要性があります。

どうしても時間が限られている中、着手する対象(=仕事)を引き上げていかない限り大きな成果は得られません。

少し古い本ですが、非常に学びが多い本ですので一度お読みいただくと得られるものが多くあります。

自分の得意分野で勝負する

自分が他人より(会社であれば自組織の中で)得意としている分野の仕事を積極的に行いましょう。

人間誰しも得手不得手あります。

どうしても苦手分野で力を発揮しようとしても、時間がかかりますし何よりもアウトプットの質が上がりにくいです。

だからこそ、この分野なら今の組織で一番実力がある!という分野で仕事をすることで、相対的に発揮価値が高い状態を作り出すことができます。

言い方を変えると、「勝てる場所で勝負をする」ということです。

労働投入量(インプット)を下げるTips

不必要な業務を減らす

無駄だな…と思う業務を行っていないでしょうか?

単純な話、無駄なことを減らせばあなたの仕事の時間は減りますし、労働時間を最適化することに繋がります。

少し前に話題になっていたエッセンシャル思考の考え方が参考になりますし、価値のあることに着もして行動するということは人生全般を通じて重要なことです。

一応言っておきますが、何に価値を感じるかは人それぞれなので人生スパンにおいては何が無駄かはご自身でご判断くださいね。

ただし、仕事においては明らかに無駄と思われる業務が過去の慣例から残っいるというようなケースも稀ではないです。

エッセンシャル思考の本を読んだ上で、実際に仕事で活用をしてましたので別記事で纏めております。

エッセンシャル思考の本を読んで実践してみた
日々の仕事に忙殺されて、本当に大切な貴方自身のプライベートが犠牲になっていませんか? 時には一度立ち止まって、本当にそれが大切なことなのかを考えてみましょう。 そんな考え方を身につけられるのがエッセンシャル思考です。 エッセンシャル思...

人に仕事を渡す

あなたが職場の立場上、どの位置にいるかにもよりますが人に仕事を渡すことも時間を減らすことには効果的です。

ただし、注意していただきたいのは、仕事自体を人に渡すことでその仕事から生まれる発揮価値は仕事を渡した相手の発揮価値になります。

あなたの生産性を上げるという視点に立つのであれば、他に発揮価値が高い仕事に対してご自身の時間を使うことを忘れないでくださいね。

何も生まない時間をなくす

何も生んでない時間なんて過ごしていない!というかもしれませんが、一概にそうとも言い切れません。

例えば、上司に対して報告書を上げた結果、突き返されて再修正をしている時間は一発で通っていれば発生しなかった時間です。発揮価値の向上にも寄与していません。

また、他の人に何らか依頼をしておき、その結果を待っている時間に何もしていなかったらそれは無駄な時間です。

重要なのは、時間を投下している行動が最終的に発揮価値の向上につながっているか?という点です。

他の人にした依頼の結果を待っている時間に他の仕事を片付けることで無駄は削れますし、上司に報告書を上げるときも事前にすり合わせをしておけば手戻りを一定防ぐことができますからね。

まとめ

昨今、よく言われている生産性の向上ですが、個人視点で見ても人生を豊かにするためには意識しておいて損はないです。

少しでも活用できる観点があれば、日々の生活に取り入れてみてください。

【生産性を上げるためのTips】

■発揮価値(アウトプット)を上げる
・効果が高い課題に焦点をあてて解決する
・自分の得意分野で勝負する

■労働投入量(インプット)を下げる
・不必要な業務を減らす
・人に仕事を渡す
・何も生まない時間をなくす

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