仕事を効率化するための9個の方法

仕事・転職

社会人の皆様、お疲れ様です。

昨今のワークスタイル変革の波に押され、業務量が減らないくせに労働時間管理が厳しくなってきて「ふざけんな!」という状況に追い込まれていませんか?

仕事量が多すぎでプライベートの時間が減ってきていませんか?

私は追い込まれております。そんな中で、実際に試してみて効果のあった仕事を効率化する方法をご紹介します。

お役に立てましたら光栄です!

スポンサーリンク

効率化1.目的を明確にする

何のためにやっているか分からず仕事を進めていることありませんか?
今やっていることが、最終的にどのような成果を生むかが分からないまま作業だけ進めていませんか?

ちょっと待ってください。そのまま仕事を進めるのは非効率です。

仕事の目的が明確ではないまま進めると、確実に途中修正が入ることになり後悔します。
特に、一人で完結する仕事はほぼ無いので関係者間での目線合わせを必ず行うべきです。

迷ったときの立ち戻り先としても、仕事の最終目的を明確にすることは怠らないように気をつけましょう。

効率化2.段取りを組む

目的が明確になったら、目的達成までの道筋を描きましょう。

詳細に落とし込みを行わなくても「ざっとこんな感じで進めるかなぁ~」と考えるだけでも十分です。
慣れないうちはできる限り紙に書くなりして、頭の外に出してみることをお勧めします。

考えながら走る、ということと段取りを組まないということは同義ではありません。
一度に考えることはできるだけシンプルにすることが重要です。

また、段取りをざっとでも考えてみると、意外と抜け漏れがあることに気づきます。

ここが重要なのですが、抜け漏れって後で気づいてリカバリーするのは大変なんですよね。
先に気づいて対応できるほうが、遥かに少ない労力で対応が可能です。

だから、仕事を効率的に進めるためには段取りを考えてから望むべきです。

効率化3.マルチタスクは行わない

日々、業務におわれていると「あれやりながら、これやって・・・」という状況に追い込まれますよね?

やめましょう!

聖徳太子でもない我々にはマルチタスクを処理し続けるのは無理です。
それなら、一つ一つ集中して片付けるほうが余程効率的です。

ミスも増えて、そのためのリカバリを行って・・・結果効率が悪化という末路が待っています。

マルチタスクをやっている人は、自分から忙しくしているという意識をもつべきです。

効率化4.会議はNext Actionを決定する

会社組織で仕事を行っていると、どうしても会議が多いですよね?
しかも、この会議はなんの為だったのか・・・という会議も多いのが現実です。

雁首そろえて話をしたものの、「で・・・結局どうするの?」とかムダの極地です。

会議を行うからには、ちゃんとNext Actionを明確にする意識を持って望みましょう。

効率化5.役割を決定する

あれ?これって誰もやってないの!?

というシーンはありふれた光景です。

一言。仕事の担当は決定しましょう。

効率化6.人に仕事を振る

正直、忙しい人の多くは仕事を抱え込みすぎです。
個人として優秀であるが故に自分でやろうという意識が強いです。

それは素晴らしいことなのですが、組織全体で見たら貴方よりも余裕のある人はいますよ。

だからこそ、人に振れる仕事は振って、重要な仕事に向かうようにしましょう

効率化7.仕事を断る

仕事を依頼されたらYES!と即答していませんか?
断りにくい雰囲気があり、受け取っていませんか?

でも、、、No!と言わない限りは仕事は減りませんし、効率化はできませんよ。

そもそも効率的とは生産性を挙げるために行うべきものです。
生産性とは成果/労働投入量です。

あなたが本当に取り組むべきではない仕事を行った結果、成果が出ないとしたら組織的な損失です。

何でも断ればよいというわけではありませんが、自分が抱えている仕事と比較して重要な仕事といえるのかを良く考えてからYesというようにしましょう。

効率化8.こまめに休憩する

一般的に人間の集中力は長時間持ちません。

だからこそ、適度に休憩を挟んで脳をリフレッシュするべきです。

忙しいときは休憩をとっている暇は無いかもしれませんが、疲れた脳で仕事をし続けるよりも、5分でも良いから休憩してリフレッシュした脳で仕事に取り組んだ方が効率的に仕事を進めることができます。

効率化9.集中できる環境を作る

そのままです!

集中できる職場環境を構築しない限り、仕事の効率化はできません!

どれだけ頑張っても集中できない状態では効率的に片付けることは難しいです。

会社によるとは思いますが、イヤホンをしながら仕事をすることが許されるのであれば、周りを気にせずに没頭するという手段をとるのもお勧めです。

まとめ

社会の変化が激しい中、やるべきことがどんどん増えている状況です。
少しでも皆さんの気づきになれば幸いです。

きっちり成果を出して認められつつも、人生は仕事だけではないので少しでも早く仕事を片付けて、人生を謳歌できるように頑張っていきましょう!

テクニックだけはなく思考方法自体も最適化した方が効果は高いです。

以下の記事も参考にしてください。

エッセンシャル思考の本を読んで実践してみた
日々の仕事に忙殺されて、本当に大切な貴方自身のプライベートが犠牲になっていませんか? 時には一度立ち止まって、本当にそれが大切なことなのかを考えてみましょう。 そんな考え方を身につけられるのがエッセンシャル思考です。 エッセンシャル思...

コメント